חשבוניות, קבלות והצעות מחיר במקום אחד

חשבונית מס מתעדת את העסקה לצורכי מס; קבלה מתעדת כסף שהתקבל. לפני תשלום אין לתעד תקבול שלא התקבל. בהירו בוחרים את סוג המסמך לפי העסק והפעולה שבוצעה. אם נדרשת רק דרישת תשלום, אפשר להכין חשבון עסקה.

בהירו האפשרויות מותאמות לסוג העסק. בחשבון שמוגדר כעוסק פטור לא מוצגות חשבוניות מס וחשבוניות מס / קבלה. אפשר להכין הצעת מחיר או חשבון עסקה, ולהפיק קבלה לתיעוד תשלום שהתקבל.

כן, לעסק שסוגו והרשאותיו מאפשרים זאת יש אפשרות להפיק חשבונית מס / קבלה. זהו מסמך שמשלב את פרטי העסקה עם התשלום שהתקבל. ממלאים את פרטי התשלום בפועל ובודקים את התצוגה המקדימה לפני השמירה.

כדאי לפרט את השירותים, הכמויות, המחיר לכל פריט והערות על העבודה. בהירו מוסיפים פריטים להצעה ובודקים את הפירוט ואת הסכום בתצוגה המקדימה לפני ששומרים ומשתפים עם הלקוח.

במסמכים השמורים פותחים את פעולת הקישור של ההצעה ובוחרים מסמך המשך זמין, כמו הזמנת עבודה או חשבונית מס. הירו מעבירה את הפרטים למסמך החדש לבדיקה ולהשלמה. האפשרויות תלויות בסוג העסק ובמצב המסמך; הצעה מבוטלת או נעולה לקישור אינה מציעה את הפעולה.

בחשבונית שיש בה יתרה לתשלום אפשר לבחור יצירת קבלה מקושרת מתוך המסמכים השמורים. בודקים את הסכום ומשלימים את פרטי התשלום שהתקבל בפועל. במסמכים השמורים אפשר לראות מצב תשלום ולסנן מסמכים לפי המצב שלהם.

במסמך שמור שהושלם ושזמין לביטול מופיעה פעולת ביטול. בהירו הפעולה פותחת הכנת קבלה מבטלת עבור קבלה, או מסמך זיכוי עבור חשבונית. בודקים את הפרטים ומשלימים את הפקת המסמך המבטל. הפעולה אינה זמינה למסמך מיובא, למסמך שכבר בוטל או למסמך ביטול.

אם מזינים כתובת אימייל תקינה של הלקוח בפרטי המסמך, הירו שולחת אליו את המסמך אוטומטית לאחר השלמת השמירה ויצירת ה-PDF. חשוב לבדוק שהכתובת נכונה לפני ההפקה. אפשר גם לפתוח את המסמכים השמורים ולבחור שיתוף: במכשיר שתומך בכך נפתח תפריט השיתוף; אחרת ניתן להעתיק את קישור המסמך. אפשר לפתוח תצוגה מקדימה לפני השיתוף.

כן. לאחר שמירת הצעת מחיר או הזמנת עבודה ניתן ליצור קישור לחתימה ולשתף אותו עם הלקוח. במסמכים השמורים מוצג מצב החתימה. פעולת קישור החתימה מיועדת להצעות מחיר ולהזמנות עבודה.

אפשר לבחור לקוח שמור בזמן הכנת המסמך ולהשתמש בפרטיו. לפני ההפקה בודקים שהשם, מספר הזיהוי ופרטי הקשר נכונים לעסקה הנוכחית. אפשר גם להוסיף לקוח חדש מתוך תהליך הכנת המסמך.

נכנסים למסמכים השמורים ומשתמשים בחיפוש ובמסננים, כגון סוג המסמך, טווח תאריכים וסכום. לאחר שמוצאים את המסמך אפשר לפתוח את פרטיו, ולהציג או לשתף את ה-PDF כאשר הוא זמין.

כלי המסמכים בהירו משתמשים בפרטי העסק ובסוג העוסק כדי להציג את האפשרויות המתאימות. הגישה להפקה דורשת חשבון מקצועי והשלמת האימות הנדרש. אם מוצג מסך אימות, משלימים אותו לפני שממשיכים למסמך.

מספר הקצאה הוא מזהה שמתקבל מרשות המסים במסגרת חשבוניות ישראל עבור חשבונית מס מסוימת. הוא נוסף למספר החשבונית של העסק ואינו מחליף אותו. בהירו מספר ההקצאה נשמר בנפרד ומוצג במסמך לאחר שהבקשה אושרה.

לפי המידע הרשמי של רשות המסים, החל מ־1 ביוני 2026 הסף הוא סכום העולה על 5,000 ש״ח לפני מע״מ, בחשבוניות מס ללקוחות הרשומים כעוסק מורשה, כתנאי לניכוי מס תשומות. בהירו הבדיקה משתמשת בסף המוגדר במערכת. בדקו את ההנחיות העדכניות בקישור של רשות המסים לפני ההפקה.

משלימים את אישור החשבון ואימות העסק, מחברים את העסק לרשות המסים, ומכינים חשבונית מס או חשבונית מס / קבלה עם מספר העוסק של הלקוח. בזמן השמירה מהתצוגה המקדימה, הירו בודקת את תנאי הבקשה ואת הסף המוגדר. כשנדרשת הקצאה ויש חיבור פעיל, נשלחת בקשה לרשות המסים. המספר מתווסף למסמך לאחר אישור הבקשה.

נכנסים לחשבון המקצועי ולפרופיל של העסק ולוחצים על ״חיבור לרשות המסים״ כאשר האפשרות מוצגת. אפשר להתחיל את החיבור גם מתצוגת המסמך כשמופיעה בקשת חיבור. בחלון שנפתח משלימים הזדהות ואישור הרשאה מול רשות המסים עבור העסק המתאים. חוזרים להירו ובודקים שהחיבור פעיל לפני שממשיכים לשמור את החשבונית.

בהירו נדרשים חשבון מאושר, אימות עסק מאושר וסוג עסק של עוסק מורשה או חברה, עם מספר עסק תקין. ברשות המסים צריך להשלים רישום והזדהות ולהיות מורשים לפעול עבור אותו עסק. אם מישהו אחר מבצע את הפעולה מטעמכם, בדקו שניתנה לו ההרשאה המתאימה במערכת ההרשאות של הרשות.

צריך להיות מורשים לפעול בשם החברה מול רשות המסים; הזדהות אישית לבדה אינה מוכיחה הרשאה לחברה. בהתאם למצב הרישום, ייתכן שנדרש להסדיר מורשה־על והרשאות לפעולת חשבוניות ישראל. בהירו פרטי העסק המאומתים צריכים להתאים לעסק שעבורו ניתן החיבור.

בדקו את מספר העסק שלכם, מספר העוסק של הלקוח, מספר החשבונית, התאריך, הסכום לפני מע״מ וסכום המע״מ. בהירו מספר העסק בבקשה צריך להתאים לפרטי העסק המאומתים, ונדרש מספר זיהוי של הלקוח לבקשת הקצאה. חיבור פעיל ופרטים מלאים מאפשרים לשלוח בקשה; האישור עצמו ניתן על ידי רשות המסים.

בקשת מספר ההקצאה בתהליך ההפקה של הירו מיועדת לחשבונית מס ולחשבונית מס / קבלה שעומדות בתנאים. קבלה, הצעת מחיר והזמנת עבודה אינן מפעילות את אותה בקשת הקצאה. קישור לחתימה על הצעת מחיר הוא פעולה נפרדת ממספר הקצאה לחשבונית.

חיבור עשוי לדרוש אישור מחדש אם תוקף ההרשאה הסתיים, היא בוטלה או שלא ניתן לחדש את הגישה. חזרו לפעולת החיבור, השלימו את ההזדהות וההרשאה עבור העסק ובדקו שוב את מצב החיבור. אל תניחו שחיבור קודם מבטיח שכל בקשה עתידית תאושר.

בודקים את ההודעה שהתקבלה, את פרטי העסק והלקוח ואת מצב החיבור. חוסר הרשאה, פרטים שגויים ותקלה בשירות דורשים טיפול שונה מסירוב של רשות המסים. לפני ניסיון נוסף בודקים את מצב המסמך במסמכים השמורים. במקרה של סירוב פועלים לפי הנחיות הרשות והאפשרויות המוצגות, ולא מניחים שהמסמך קיבל מספר.

רשות המסים מציעה גם שירות מקוון לבקשת מספר הקצאה למשתמשים בפנקס ידני או בתוכנה שאינה מחוברת. נכנסים לשירות הרשמי, מזדהים וממלאים את פרטי החשבונית לפי ההנחיות. בקשה באתר הרשות היא תהליך נפרד; אין להניח שמספר שהתקבל שם יעודכן אוטומטית במסמך בהירו.

לאחר אישור הבקשה בהירו בודקים את מספר ההקצאה במסמך ובתצוגה המקדימה של המסמך השמור. רשות המסים מציעה גם שירות לאימות פרטי חשבונית ספק לפי מספר הקצאה, למי שמורשה להשתמש בו. מספר חשבונית רגיל או הודעת התחלת בקשה אינם אישור לקבלת הקצאה.